Como funciona um escritório virtual?

11/05/2017 20:08

NVO - Como funciona um escritório virtual?


Entenda como funciona um escritório virtual e como pode ajudá-lo a gerir um negócio

O Escritório Virtual é um serviço terceirizado que oferece estrutura de escritório para empresas e empreendedores que não possuem este espaço disponível.

Abrir uma empresa é uma ação que demanda muito trabalho, dedicação e investimento. Isso porque é preciso adquirir uma série de equipamentos, infraestrutura, insumos produtivos e contratar serviços relacionados à limpeza e mão de obra especializada. Para que todos esses desafios iniciais possam ser ultrapassados de maneira mais simples, o mercado oferece a opção de Escritório Virtual para as empresas.

O Escritório Virtual conceitua-se em uma estrutura com atendimento telefônico, gerenciamento de correspondências, endereço físico e outros serviços. A ideia é que todo esse suporte seja realizado por uma empresa terceirizada, de modo que o novo empreendedor não precise gastar recursos financeiros com este tipo de trabalho.

Em geral, o Escritório Virtual é utilizado por profissionais que não precisam estar todos os dias no local de trabalho e pequenas empresas que não possuem recursos financeiros para montar uma organização com tudo que ela necessita.


Como funciona um Escritório Virtual / Serviços disponíveis

Recepção;

Apoio administrativo;

Recebimento/transmissão de correspondência, ligações e e-mails;

Endereço físico e postal;

Sala de reunião;

Serviços como internet, impressão, copiadora, telefone e videoconferência;

Office-boy;

Centros e salas de treinamento para eventos que necessitam de um número elevado de acomodações.

Quem utiliza os serviços do Escritório Virtual

Empresas que desejam focar apenas na atividade final;

Pessoas que precisam do registro de uma empresa para emitir nota fiscal;

Empresas de serviços, que não são obrigadas a ter grande infraestrutura;

Profissionais que trabalham home office e necessitam de um espaço para eventuais reuniões;

Empresas que precisam realizar atividades em cidades onde não possuem escritórios;

Multinacionais;

Profissionais que realizam atividades paralelas.

Vantagens de quem opta pelo Escritório Virtual

Redução dos custos mensais;

Dispensa investimentos e trabalho com a montagem da empresa;

Evita problemas relacionados à manutenção, pagamento de água, energia, internet e telefone;

Aluguel do espaço conforme a demanda da empresa;

Privacidade e segurança que a organização precisa;

Endereço bem localizado;

O pagamento pelo serviço é feito mensalmente, o que abstém a empresa quanto ao pagamento de IPTU, condomínio ou aluguel de salas;

Quebra de barreiras geográficas, visto que o Escritório Virtual possibilita que a empresa atue em diferentes localidades;

Evita problemas no trânsito e gera economia com deslocamento, já que não há necessidade de estar no local de trabalho todos os dias;

Flexibilidade e dinamismo quanto à realização das atividades da empresa;

Redução no número de profissionais, pois uma parte deles é terceirizada;

Estrutura completa e capaz de atender as diferentes demandas da organização;

Credibilidade para a empresa, pois a infraestrutura oferecida faz com que os clientes confiem no empreendimento.

O que levar em conta na escolha do Escritório Virtual

Localização

O Escritório Virtual deve ser bem localizado, de modo que os clientes da empresa possam ter fácil acesso a ele.

Ambiente

A arquitetura do Escritório Virtual e sua infraestrutura devem ser um chamariz. Verifique se as fotos do local condizem com a realidade antes da contratação do serviço.

Credibilidade

Verifique questões como tempo de mercado e trabalho consolidado, de modo que você tenha certeza da credibilidade do Escritório Virtual que está sendo contratado.

Sistema de gestão

A gestão do Escritório Virtual deve permitir que a empresa tenha acesso a todas as atividades, equipes e serviços disponibilizados.

Colaboradores

Os profissionais devem ser solícitos, educados e capacitados para as tarefas que serão realizadas.

Quem procura pelos serviços ofertados em um Escritório Virtual, prioriza qualidade no atendimento e apresentação eficaz da marca que garantam solidez de mercado e diferenciação da concorrência.

Para que tudo isso seja possível e o Escritório Virtual seja utilizado de forma adequada, é necessário que a empresa entenda de forma assertiva suas necessidades. Nesse sentido, o Coaching é uma metodologia dotada de ferramentas que podem auxiliar o gestor a entender o negócio, bem como seu público-alvo e os produtos/serviços oferecidos, de modo a definir metas e estratégias para alcançar resultados de excelência e o lucro desejado.

Você conhecia o conceito de Escritório Virtual? Acha que o método pode ser eficaz para a sua empresa? Comente e compartilhe o conteúdo nas redes sociais.

Imagem: Aila Images / Shutterstock

Fonte: http://www.ibccoaching.com.br