Melhore sua comunicação por e-mail

23/04/2016 02:02

NVO - Melhore sua comunicação por e-mail

Cada o de comunicação tem seus prós e contras. O e-mail, por exemplo, permite que você pense o melhor possível em como uma determinada mensagem será passada.

Além disso, não exigem uma resposta imediata, o que pode ser ruim, caso você esteja esperando uma. Por fim, mensagens mal escritas correm o risco de serem mal interpretadas. Para minimizar o risco de ter problemas com seus e-mails, confira dicas, originalmente postadas na revista “Inc.”:

1. Confirme o recebimento
Em muitos casos, a resposta de que o e-mail de alguém chegou até você funciona como um “calmante natural” a muitos de seus contatos. Pessoas que fizeram uma entrevista de emprego com você, por exemplo, esperam ansiosamente uma mensagem sua, mesmo que seja só uma confirmação do recebimento.

2. Revise seu e-mail. De verdade
Antes de enviar, dê uma boa lida no seu e-mail. E, para garantir que você prestará atenção nesta releitura, comprometa-se, sempre, a mudar pelo menos uma palavra do seu texto inicial.

Este truque faz com que a atenção na revisão seja sempre redobrada. O raciocínio se justifica porque muitas vezes os e-mails são escritos com erros de português. E, quando isso não acontece, há sempre algo que pode ser aperfeiçoado.

3. Simplifique sua assinatura
Sabe aquelas assinaturas de e-mail que são arquivos JPG e que, de quebra, falam da importância de não derrubar árvores? Segundo a reportagem, tudo isso se resume a poluição visual. E pode irritar algumas pessoas.

Para garantir que seu e-mail não desperte a ira de ninguém, aposte em uma assinatura limpa, com seu telefone – avalie, de acordo com as correspondências que você recebe, se vale a pena divulgar seu endereço – em que apenas o logo da sua empresa seja uma imagem.

4. Não enrole muito
Um parágrafo de amenidades não faz mal a ninguém. Ainda mais para os brasileiros, que culturalmente hesitam em ir direto ao ponto. Mas não enrole muito. Seja objetivo. Frases com muitos rodeios podem confundir seu interlocutor e, dependendo de sua personalidade, até irritá-lo.

5. Seja didático
Esta dica é valiosa para quem se comunica com pessoas que não são do seu ramo de atuação. Eles precisam entender, de forma clara, o que você faz. Não use tecnicismos. Eles podem ser interpretados como uma “enrolação” de sua parte. Seja claro e didático ao explicar seu trabalho.